29 set Dicas para Organizar um Evento Corporativo de Sucesso
Eventos corporativos são ótimas oportunidades para proporcionar momentos de alegria e relaxamento para seus colaboradores. Por isso, veja aqui dicas para organizar um evento corporativo de sucesso:
- Para organizar um evento corporativo de sucesso, primeiro é necessário ver qual o orçamento disponível. É interessante que a empresa não encare o evento como um gasto, mas como um investimento. Afinal, funcionários felizes podem significar melhor rendimento para a empresa. Por isso, algumas empresas investem em eventos motivacionais ao longo do ano.
- O planejamento é essencial: pesquisar locais, preços e fornecedores com antecedência pode fazer toda a diferença. Tudo que é feito com antecedência tende a ser mais organizado e econômico, por isso, planeje-se o quanto antes. A grande vantagem de um bom planejamento é que é possível pagar pelo evento em parcelas mais suaves ou negociar bons descontos no pagamento à vista.
- Quem está acostumado a organizar eventos corporativos já possui fornecedores de confiança. No entanto, quem vai realizar um evento pela primeira vez precisa pesquisar fornecedores e buscar suas referências para saber se o serviço prestado é como o prometido. Uma boa saída para quem acabou de começar é fechar o espaço e ver quais são os profissionais parceiros da casa de festas. Dificilmente esses fornecedores deixam os clientes na mão, pois nenhum espaço para festas indica fornecedores que possam causar danos a sua imagem. Outra opção é escolher uma casa de festas que já inclua em seus valores o buffet, a decoração, a sonorização e todos os itens que serão necessários na organização do evento corporativo.
- Outro ponto importante para quem vai realizar um evento corporativo é organizar toda a documentação necessária. É preciso exigir contratos de todos os fornecedores, assim como da casa de festas, afim de se assegurar perante a lei se algo der errado. Também veja se o local da festa possui alvará de funcionamento, se os extintores de incêndio estão em dia e como será feito o pagamento ao ECAD no caso do evento ter sonorização.
- Lembre-se que seu gosto pessoal nem sempre será acatado por todos, então, na hora de decidir a decoração, opte por algo neutro. No quesito cardápio, é preciso ter mais de uma opção, inclusive vegetariana. Na hora de escolher uma banda ou DJ, vale a pena escolher um que toque todos os estilos musicais, para ninguém ficar de fora.
- Eventos corporativos sempre tem uma parte motivacional, que deve ser levada em conta na hora de contabilizar o tempo do evento. E é bom que apresentações, discursos, palestras e workshops ocorram logo ao início do evento, quando as pessoas não estão tão dispersas e mais propensas a prestar atenção e absorver a mensagem.
- Tente proporcionar uma experiência única e exclusiva para seus colaboradores. Preste atenção aos detalhes, escolha uma boa cenografia, um ótimo buffet e não se esqueça de fazer um check list para não esquecer nada. Além disso, leve em consideração o impacto ambiental do evento e busque coerência e sustentabilidade no material que será distribuído. Será que é realmente necessário imprimir a apresentação para todo mundo? Será que as lembrancinhas realmente precisam estar embaladas numa caixinha de acetato, colocada dentro de um saquinho de plástico? Não adianta ter um lindo discurso e não colocar isso em prática através das atitudes.
- Também é bom pensar no transporte dos funcionários. Eles vão da empresa para o evento? Tem local para estacionar? Ou vale a pena contratar os serviços de uma empresa para transportar todos? Se o local for muito afastado, muitos colaboradores podem desistir de ir se a questão do transporte não for levada em conta.
- Por fim, para não se sobrecarregar, conte com uma assessoria de eventos ou contrate uma casa de festas que se preocupe com os clientes, como a Spazio Itanhangá.
